Informacje ogólne


  1. Regulacje określają zasady organizacji konferencji, sesji, sympozjów lub innych imprez naukowych (dalej w skrócie “konferencji”) na Wydziale Neofilologii Uniwersytetu Warszawskiego, w zakresie ich:

    • organizowania,
    • prowadzenia,
    • finansowania,
    • rozliczania kosztów.

  2. Konferencje mogą posiadać status: krajowej lub międzynarodowej. Status konferencji określają organizatorzy, w zależności od problematyki, składu rady programowej oraz planowanych uczestników.
  3. Odpowiedzialność za organizowanie, prowadzenie, finansowanie i rozliczanie kosztów konferencji ponosi organizator.
  4. Organizator konferencji nie może przekroczyć kosztów zawartych w kosztorysie. Kosztorys należy sporządzić przed organizacją konferencji. Do całkowitych kosztów konferencji należy wliczyć wszelkie koszty bezpośrednie konieczne dla realizacji konferencji.
  5. Podstawą rozliczenia finansowego konferencji są faktury VAT (rachunki), noty za usługi i materiały, kupowane na potrzeby konferencji. Opracowane, sprawdzone merytorycznie faktury VAT (rachunki) i noty za materiały i usługi na potrzeby konferencji powinny być dostarczane do Sekcji Finansowej Wydziału na bieżąco, najpóźniej w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji.
  6. Organizator jest zobowiązany poinformować pisemnie dyrektora instytutu/ kierownika katedry oraz prodziekan ds. naukowych wydziału o zamiarze przeprowadzenia konferencji i złożenia „Preliminarza konferencji” co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, oraz przed dokonaniem 1-szego zakupu.
  7. Całość lub część kosztów konferencji może być finansowana m.in. z wpisowego, środków pozyskanych na badania naukowe i prace rozwojowe, darowizn i sponsoringu.
  8. W wypadku finansowania całości lub części kosztów konferencji z dotacji na badawczą działalność statutową konieczne jest przeznaczenie we wniosku na realizację zadania badawczego określonych środków na finansowania konferencji w ramach realizacji konkretnego tematu badawczego.
  9. Organizator, może ustalać dla uczestników konferencji opłatę wynikającą z kalkulacji kosztów uczestniczenia w wymienionych przedsięwzięciach. Wysokość opłaty powinna zależeć przede wszystkim od kosztów:

    • wytworzenia materiałów konferencyjnych,
    • publikacji referatu konferencyjnego,
    • wyżywienia,
    • zakwaterowania uczestników.

  10. Organizator konferencji zobowiązany jest do stworzenia listy uczestników, którzy będą chcieli uzyskać fakturę jeszcze przed rozpoczęciem konferencji.
  11. Faktura może być wystawiona tylko na właściciela konta, z którego dokonano przelewu. Uczestnicy, którzy chcą uzyskać fakturę na instytucję, powinni poprosić o przelew delegującą ich instytucję. Jeśli ten rodzaj płatności jest niemożliwy, sugerujemy opłacenie konferencji przekazem pocztowym w imieniu swojej instytucji.
  12. Zgodnie z komunikatem Kwestora 7/2017 z 07 sierpnia 2017 roku przy wpłacie osoby fizycznej wystawienie faktury na instytucję jest niedopuszczalne.
  13. Fakturę dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawia się jedynie na żądanie tych osób (art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT).
  14. Wpłat w PLN należy dokonywać na złotówkowe konto bankowe Instytutu/Katedry, a wpłat w obcej walucie na ogólne konto bankowe Uniwersytetu Warszawskiego:

        Bank Millennium SA  PL 64 1160 2202 0000 0000 6084 9207   SWIFT : BIGBPLPWXXX

  15. Wydział nie pobiera narzutu z tytułu przychodów z konferencji (opłat konferencyjnych, sponsoringu itp.) oraz nie dofinansowuje organizacji, przeprowadzenia konferencji, przygotowania do publikacji i publikacji materiałów pokonferencyjnych.
  16. Jeżeli organizatorem lub głównym współorganizatorem konferencji jest jednostka spoza UW, wynajem sal jest odpłatny wg ustalonego cennika i w porozumieniu z Panią Krystyną Kochman (administratorem budynku Dobra 55 – tel. (22) 55-26029).
  17. Rezerwacja sal na konferencje odbywa się za wiedzą i zgodą władz Dziekańskich.