piniadz1
Sekcja ekonomiczno-finansowa
ul. Krakowskie Przedmieście 32 00-927 Warszawa (Oficyna Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich)
sekcja-ekonomiczno-finansowa
Krajowa podróż służbowa
  1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu i rejestruje w swojej jednostce.
  2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    • imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    • wskazanie celu wyjazdu - miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    • wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    • wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    • określenie środka transportu;
    • podpis osoby zlecającej wyjazd.
  3. Delegowany na poleceniu wyjazdu służbowego, powinien otrzymać pieczęć od strony zapraszającej/organizującej np. szkolenie, konferencję itp.
  4. W Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży tylko II klasą PKP.
  5. Pracownicy UW i doktoranci mogą podpisać z Dziekanem umowę w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych.
  6. Rozliczając podróż samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Katedry.
Rozliczanie kosztów krajowej podróży służbowej
  1. Na rozliczeniu kosztów podróży służbowej, delegowany powinien podać dokładne dane dotyczące miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  2. Wykaz dokumentów niezbędnych do rozliczenia delegacji służbowej:
    • dołączenie biletów PKP;
    • faktury VAT za z noclegi w hotelu W przypadku noclegu z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, na fakturze musi być dokonanie rozróżnienia kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. za śniadanie)
    • faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  3. W przypadku pokrycia kosztów delegacji ze środków własnych delegowanego, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.
  4. Jeżeli delegowany na poleceniu wyjazdu służbowego oświadczył, że korzystał ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  5. W przypadku użytkowania pojazdu w podróży służbowej, do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Katedry;
  6. W przypadku opłacenia kosztów delegacji ze środków własnych, niezbędne jest podanie numeru konta bankowego, na który należy dokonać zwrotu poniesionych kosztów;
  7. Polecenie wyjazdu składa się do sekcji finansowej Wydziału Neofilologii celem rozliczenia kosztów podróży;
  8. Zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Warszawskim przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  9. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
  10. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją.(patrz przedpłata opłaty przed konferencją w podróży zagranicznej )
Załączniki:
  1. Polecenie wyjazdu służbowego
  2. Ewidencja przebiegu pojazdu
  3. Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych
Zagraniczna podróż służbowa
  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:
    • wniosek wyjazdowy w celu pobrania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej np. diety, hotel...
    • zamówienie na bilety
    • polecenie przelewu zagranicznego.
  2. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłata konferencyjna może być dokonana przelewem przed rozpoczęciem podróży służbowej. W takim przypadku delegowany pracownik sekretariatu Instytutu/Katedry składa podanie adresowane do Kwestury UW, z prośbą o dokonanie opłaty konferencyjnej, następującej treści:
    • „Uprzejmie proszę o dokonanie wpłaty w wysokości ………zł. Tytułem opłaty konferencyjnej, w związku z udziałem w konferencji………, w terminie………………. Wpłaty należy dokonać dla ………..,(należy podać nazwę i adres organizatora konferencji), na konto ……………(należy podać numer konta bankowego organizatora, adres banku/SWIFT/IBAN). Opłata konferencyjna będzie opłacona ze środków:………”
    • Podanie powinno być podpisane przez osobę występującą z wnioskiem oraz przez Dyrektora/Kierownika Jednostki.
    • Do podania powinien być dołączony program konferencji lub zaproszenie, w którym organizator podaje następujące dane ; nazwa, adres, nr rachunku bankowego do wpłaty należności, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
    • Dokonana zapłata opłaty konferencyjnej przez UW stanowi przedpłatę, którą należy rozliczyć przedstawiając fakturę wystawioną przez organizatora.
    • Prosimy o dopilnowanie, aby faktury wystawione na adres ogólny Uniwersytetu Warszawskiego zawierałyrównież nazwę Wydziału Neofilologii.
    • Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza się wypełniony druk „Przelew zagraniczny”.
  3. Delegowany dokonuje zamówienia biletów w firmie, z którą obecnie zawarta jest umowa na zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów – WhyNotTravel. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej delegowany wypełnia druk "Zlecenie zakupu biletu" lub "Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą" i wysyła do biura podróży.
  4. Dokumenty wypełnione i podpisane przez delegowanego oraz bezpośredniego przełożonego delegowanego należy złożyć w Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii przed rozpoczęciem wyjazdu. Następnie przekazywane są one do Kwestury, gdzie najwcześniej na 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba delegowana może odebrać zaliczkę na wyjazd (Sekcja Zagraniczna - Kwestura, ul. Karowa 20, pok. 406 - IV piętro) w kasie lub na konto bankowe.

Każda z delegowanych osób osobiście:

  1. Wypełnia i podpisuje wniosek zagranicznej podróży służbowej;
  2. Składa do Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii uzupełnione i podpisane polecenie wyjazdu celem naliczenia kosztów podróży;
  3. Załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej,
  4. Rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie opisanej Faktury VAT,
  5. Podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu.
  6. Rozliczenie wyjazdów zagranicznych dokonywane jest w Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii lub w Kwesturze (Sekcja Obrotu Zagranicznego).
  7. Zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Warszawskim przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  8. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej zagranicznej podróży służbowej można na wniosek delegowanego pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  9. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Załączniki:
  1. Wniosek wyjazdowy
  2. Rachunek kosztów podróży
  3. Dane do przelewu zagranicznego
  4. Zlecenie zakupu biletu
  5. Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą
Faktury VAT i noty wewnętrzne UW
  • Faktury VAT musi być wystawiona na:

  • Uniwersytet Warszawski

    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28

    00-927 Warszawa

    NIP: 525-001-12-66

    1. Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
      • Zakupu dokonano na potrzeby Instytutu/Katedry WN ...... (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu .... (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu.)
      • Wydatek finansowany ze środków: ...... (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST;DSM- należy podać rok, GRANTY -(numer projektu) itd.).
      • Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer i data umowy dostawcy - jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
      • Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na sfinansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
      • Jeżeli wartość zakupu materiałów bądź usługi przekracza 1200,00 złotych wymagana jest zgoda Dziekana i podpisanie umowy z dostawcą.
      • W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
      • Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
      • Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
    2. Opisana Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii.
    3. W przypadku dokonywania zakupu:
      • aparatury specjalnej - do Faktury VAT należy dołączyć podpisany protokół odbioru w dwóch egzemplarzach oraz OT. Numer inwentarzowy nadaje Sekcja Finansowa Wydziału. W OT należy wskazać osobę odpowiedzialna materialnie za sprzęt.
      • W sprawie procedury przetargowej należy

        kontaktować się z Działem Zamówień Publicznych:

        ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,

        00-927 Warszawa fax. 22 55-22-507

        e-mail: dzp@adm.uw.edu.pl


        Paulina Chudzicka - starszy specjalista: tel. 55-20-831
        Agnieszka Zawistowska - specjalista: tel. 55-22-508
        Procedura przetargowa dotyczy zakupu aparatury o wartości przekraczającej równowartość kwoty 14.000 EURO wyrażonej w złotych. Przy zakupie nieprzekraczającym równowartości 14.000 EURO wyrażonej w złotych należy:
        1. przeprowadzić sondaż rynkowy kierując zapytania do minimum trzech wykonawców (zapytania w formie pisemnej należy wysłać faksem, pocztą elektroniczną lub tradycyjną),
        2. dokonać wyboru wykonawcy uwzględniając jego wiarygodność i optymalne warunki transakcji,
        3. udokumentować dokonanie czynności, o których mowa w punkcie 1.
      • wyposażenia do Faktury VAT należy dołączyć protokół odbioru w dwóch egzemplarzach (Załącznik1). Numer inwentarzowy nadaje – Sekcja Finansowa Wydziału Neofilologii. Fakturę VAT i protokół odbioru należy dostarczyć do Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii.
      • oprogramowania w opisie Faktury VAT należy podać termin licencji.
      • zakupu biletu należy dokonać poprzez rezerwację w firmie:
      • Siedziba:

        WhyNotTRAVEL:

        Kielnarowa 108 A

        36-020 Tyczyn

        Biuro w Warszawie:

        WhyNotTravel Sp. z o.o. Sp.k.

        Ul. Jasna 1, lok. nr 202, II p., 00-013 Warszawa

        http://whynottravel.pl

        i wypełnić druk zlecenie zakupu biletu lub zlecenie na zakup biletu na przelot "tanią linią lotniczą"
      • materiałów biurowych (z wyłączeniem papieru kserograficznego, komputerowego oraz materiałów eksploatacyjnych do kopiarek i drukarek) należy złożyć podpisane zamówienie w firmie:
      • AMAD Sp. z o.o. ul. Łąkowa 31, 05-092 Łomianki tel. 0-22 751 51 03, 0-22 864 54 85 http://www.amad.pl
      • usługi wydawniczej należy podpisać umowę wydawniczą.
      • Przy zakupie nieprzekraczającym równowartości 30.000 EURO wyrażonej w złotych należy:
        1. przeprowadzić sondaż rynkowy kierując zapytania do minimum trzech wykonawców (zapytania w formie pisemnej należy wysłać faksem, pocztą elektroniczną lub tradycyjną),
        2. dokonać wyboru wykonawcy uwzględniając jego wiarygodność i optymalne warunki transakcji,
        3. udokumentować dokonanie czynności, o których mowa w punkcie 1.
    Załączniki:
    1. Protokół odbioru
    2. OT
    Faktury dokumentujące opłaty za studia
    1. Fakturę dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczą wystawia się jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust.3 Ustawy o VAT).
    2. Faktura na firmę/instytucję może być wystawiona tylko w sytuacji, gdy umowa dotycząca usługi edukacyjnej zawarta jest z firmą, która deleguje swoich pracowników na UW.
    3. Dokonanie wpłaty przez pracodawcę na rzecz swojego pracownika (studenta/słuchacza) z tytułu świadczonych przez Uczelnię usług edukacyjnych, w przypadku gdy umowa na świadczenie usług edukacyjnych zawarta jest z pracownikiem (studentem), nie zmienia faktu że usługobiorcą jest pracownik (student/słuchacz). I takiej sytuacji nie ma możliwości wystawienia faktury na pracodawcę (firmę).
    Nota wewnętrzna UW
    1. Wystawienie noty wewnętrznej przez inną jednostkę uniwersytecką (Uniwersytetu Warszawskiego) wynikającej z zamówienia na materiały bądź usługi (np. udziału w konferencji naszego pracownika na innym Wydziale UW) powinno być poprzedzone złożeniem Zamówienia Wewnętrznego Do Noty wewnętrznej podpisanego przez (Zleceniodawcę- Nabywcę) – z ramienia Wydziału Neofilologii – Kierownika Jednostki oraz Pełnomocnika Kwestora.
    2. Wydział Neofilologii wystawia notę wewnętrzną (np. jest organizatorem konferencji) na podstawie zamówienia podpisanego przez Kierownika Jednostki oraz Pełnomocnika Kwestora (Zleceniodawcy-Nabywcy) – innej jednostki UW.
    3. Nota wewnętrzna UW wystawiona przez inną jednostkę UW dla Wydziału Neofilologii powinna być opisana i podpisana przez Dyrektora/Kierownika Jednostki Wydziału Neofilologii –(Zleceniobiorcę -Wystawcę).
    Załączniki:
    1. Zamówienie wewnętrzne do noty wewnętrznej
    Umowy cywilnoprawne
    1. Umowę cywilnoprawną należy podpisać z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, tzn. przed rozpoczęciem zlecenia, najpóźniej w dniu rozpoczęcia zlecenia.
    2. Osoby spoza UW należy zgłosić do ZUS-u w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania czynności.
    3. Umowy dostarczone do Kwestury, do 5 dnia miesiąca, wypłacane są do 25 dnia danego miesiąca.
    4. W UW obowiązują wzory umów uzgodnione i zaparafowane przez radcę prawnego, z wyjątkiem umowy o dzieło, która każdorazowo wymaga akceptacji radcy prawnego.
    5. Do każdej umowy obowiązuje rachunek.
    6. W przypadku umowy z cudzoziemcami w rachunku należy podać dodatkowe informacje:
      • nr paszportu,
      • data i miejsce urodzenia, imię matki i ojca
      • Urząd Skarbowy (jeśli rozlicza się w Polsce - polski urząd skarbowy).
    7. Umowy i rachunki po wypełnieniu i podpisaniu przez osobę stwierdzającą wykonanie pracy należy dostarczyć do Sekcji Finansowej Wydziału.
    8. Formularze ZUS należy dołączyć w przypadku podpisania umowy - zlecenia z:
      • osobą nigdzie niezatrudnioną i emerytem - ZUA i ZWUA
      • osobą zatrudnionej poza UW lub prowadząca działalność gospodarczą - ZZA i ZWUA
    9. Do umowy z cudzoziemcem należy dołączyć:
      • ksero karty stałego pobytu (jeśli posiada), paszportu
      • wypełniony formularz z Urzędu Skarbowego ZAP-3
    Załączniki:
    1. Umowa zlecenie
    2. Umowa o dzieło
    3. UWAGA: umowa o dzieło każdorazowo wymaga akceptacji Radcy Prawnego. W treści umowy o dzieło musi być położony nacisk na konkretny wynik pracy, a nie na samo wykonywanie pracy.
    4. Umowa o dzieło do umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych cz A
    5. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych cz B
    6. Wzór rachunku do umowy zlecenie
    7. Wzór rachunku do umowy o dzieło
    Konferencje
    1. Regulacje określają zasady organizacji konferencji, sesji, sympozjów lub innych imprez naukowych (dalej w skrócie "konferencji") na Wydziale Neofilologii Uniwersytetu Warszawskiego, w zakresie ich:
      • organizowania,
      • prowadzenia,
      • finansowania,
      • rozliczania kosztów.
    2. Konferencje mogą posiadać status: krajowej lub międzynarodowej. Status konferencji określają organizatorzy, w zależności od problematyki, składu rady programowej oraz planowanych uczestników.
    3. Odpowiedzialność za organizowanie, prowadzenie, finansowanie i rozliczanie kosztów konferencji ponosi organizator.
    4. Organizator konferencji nie może przekroczyć kosztów zawartych w kosztorysie. Kosztorys należy sporządzić przed organizacją konferencji. Do całkowitych kosztów konferencji należy wliczyć wszelkie koszty bezpośrednie konieczne dla realizacji konferencji.
    5. Podstawą rozliczenia finansowego konferencji są faktury VAT (rachunki), noty za usługi i materiały, kupowane na potrzeby konferencji. Opracowane, sprawdzone merytorycznie faktury VAT (rachunki) i noty za materiały i usługi na potrzeby konferencji powinny być dostarczane do Sekcji Finansowej Wydziału na bieżąco, najpóźniej w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji.
    6. Organizator jest zobowiązany poinformować pisemnie dyrektora instytutu/ kierownika katedry oraz prodziekan ds. naukowych wydziału o zamiarze przeprowadzenia konferencji i złożenia „Preliminarza konferencji” co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, oraz przed dokonaniem 1-szego zakupu.
    7. Całość lub część kosztów konferencji może być finansowana m.in. z wpisowego, środków pozyskanych na badania naukowe i prace rozwojowe, darowizn i sponsoringu.
    8. W wypadku finansowania całości lub części kosztów konferencji z dotacji na badawczą działalność statutową konieczne jest przeznaczenie we wniosku na realizację zadania badawczego określonych środków na finansowania konferencji w ramach realizacji konkretnego tematu badawczego.
    9. Organizator, może ustalać dla uczestników konferencji opłatę wynikającą z kalkulacji kosztów uczestniczenia w wymienionych przedsięwzięciach. Wysokość opłaty powinna zależeć przede wszystkim od kosztów:
      • wytworzenia materiałów konferencyjnych,
      • publikacji referatu konferencyjnego,
      • wyżywienia,
      • zakwaterowania uczestników.
    10. Organizator konferencji zobowiązany jest do stworzenia listy uczestników, którzy będą chcieli uzyskać fakturę jeszcze przed rozpoczęciem konferencji.
    11. Faktura może być wystawiona tylko na właściciela konta, z którego dokonano przelewu. Uczestnicy, którzy chcą uzyskać fakturę na instytucję, powinni poprosić o przelew delegującą ich instytucję. Jeśli ten rodzaj płatności jest niemożliwy, sugerujemy opłacenie konferencji przekazem pocztowym w imieniu swojej instytucji.
    12. Zgodnie z komunikatem Kwestora 7/2017 z 07 sierpnia 2017 roku przy wpłacie osoby fizycznej wystawienie faktury na instytucję jest niedopuszczalne.
    13. Fakturę dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawia się jedynie na żądanie tych osób (art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT).
    14. Wpłat w PLN należy dokonywać na złotówkowe konto bankowe Instytutu/Katedry, a wpłat w obcej walucie na ogólne konto bankowe Uniwersytetu Warszawskiego:
    15. Bank Millennium SA PL 64 1160 2202 0000 0000 6084 9207 SWIFT: BIGBPLPWXXX
    16. Wydział nie pobiera narzutu z tytułu przychodów z konferencji (opłat konferencyjnych, sponsoringu itp.) oraz nie dofinansowuje organizacji, przeprowadzenia konferencji, przygotowania do publikacji i publikacji materiałów pokonferencyjnych.
    17. Jeżeli organizatorem lub głównym współorganizatorem konferencji jest jednostka spoza UW, wynajem sal jest odpłatny wg ustalonego cennika i w porozumieniu z Panią Krystyną Kochman (administratorem budynku Dobra 55 – tel.wew.26-029).
    18. Rezerwacja sal na konferencje odbywa się za wiedzą i zgodą władz Dziekańskich.
    Zakup tonerów, materiałów biurowych, papieru do drukarek
    Uprzejmie przypominamy, że wszystkie zakupy papieru ksero do drukarek, artykułów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek, należy dokonywać w firmach wybranych w ramach postępowań przetargowych Uniwersytetu Warszawskiego tj:

    1. Papier do drukarek:
    2. PAPIER-HURT Marcin Kiciński i Wspólnicy Sp. K.

      z siedzibą w Warszawie przy ul. Łopuszańskiej 36,

      02-220 Warszawa,

      tel. (22) 577-08-30 lub (22) 886-52-52,

      fax (22) 201 15 05


      Wzór zamówienia
      Pismo przewodnie

    3. Artykuły biurowe:
    4. AMAD Sp z.o.o.

      z siedzibą przy ul. Łąkowej 31,

      05-092 Łomianki,

      tel. (22) 751 51 03, (22) 864 54 85.


      Formularz zamówienia
      Katalog
      Pismo przewodnie

    5. Materiały eksploatacyjne do drukarek i kopiarek:
    6. MAK Sp. z o.o.

      ul. Kozacka 3

      87-100 Toruń

      fax 56 660 78 15

      fax (56) 660 78 15

      mail : p.melerski@mak.com.pl.


      Druk zamówienia
      Formularz cenowy
      Pismo przewodnie